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Rechtliches

Datenschutz­erklärung

Hier erfahren Sie, welche Daten wir über diese Website verarbeiten, wofür und welche Rechte Sie haben.

1. Verantwortlicher

TheraFit, Inhaber Bojan Lukic
Sulzbacher Straße 200, 71522 Backnang
Telefon: 07191 90 66 740
E-Mail: info@therafit-backnang.de

2. Das Wichtigste in Kürze

3. Hosting und Server-Protokolle

Diese Website liegt bei ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf. Mit dem Anbieter haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Bei jedem Aufruf der Website speichert der Server automatisch Protokolldaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, die zuvor besuchte Seite (Referrer) sowie Browser und Betriebssystem. Diese Daten brauchen wir, um die Website sicher und stabil zu betreiben und Fehler zu finden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie es für diese Zwecke nötig ist, und danach gelöscht.

Die Verbindung zu dieser Website ist per TLS verschlüsselt. Sie erkennen das am Schloss-Symbol und an „https://“ in der Adresszeile.

4. Kontakt per Telefon oder E-Mail

Wenn Sie uns anrufen oder schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag oder eine Anfrage dazu geht, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Digitaler Telefonassistent

Wenn Sie uns anrufen und gerade niemand aus dem Team frei ist oder wir geschlossen haben, nimmt ein digitaler Telefonassistent Ihren Anruf an. Er sagt Ihnen gleich im ersten Satz, dass Sie mit einem KI-System sprechen, und kurz danach, dass er Ihr Anliegen per E-Mail an unser Team weitergibt. Dafür schreibt er das Gespräch mit. Am Ende liest er Ihnen Ihre Nachricht in der Regel kurz vor und fragt, ob er Ihr Anliegen so per E-Mail an unser Team weitergeben darf. Sagen Sie Nein, wird Ihr Anliegen nicht an unser Team weitergegeben und bei uns nicht gespeichert. Endet das Gespräch vorher, erhält unser Team, was bis dahin besprochen wurde, damit wir uns bei Bedarf bei Ihnen melden können.

Der Assistent fragt nach Ihrem Anliegen in wenigen Worten, Ihrem Namen, Ihrer Rückrufnummer oder E-Mail-Adresse und wann wir Sie am besten erreichen. Daraus entsteht eine kurze Zusammenfassung, die per E-Mail an unser Postfach oder direkt an unseren Server übertragen wird. Die E-Mail enthält auch die Mitschrift des Gesprächs. Die Mitschrift bewahren wir bei Ihrer Anfrage höchstens 30 Tage nach dem Anruf auf, damit wir bei Rückfragen nachlesen können, was besprochen wurde, und löschen sie dann. Zu Beginn des Anrufs fragt der Assistent bei unserem Server außerdem nur ab, ob gerade geöffnet ist. Dabei wird nichts gespeichert. Wir nutzen sie, um Sie zurückzurufen und Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag oder eine Anfrage dazu geht, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Erzählen Sie dabei etwas zu Ihrer Gesundheit, verarbeiten wir diese Angaben nur, soweit sie für Ihren Termin oder Ihre Behandlung nötig sind, durch Personal, das der Schweigepflicht unterliegt (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG). Befunde oder Diagnosen besprechen wir lieber persönlich, bitte nennen Sie sie nicht am Telefon.

Anbieter des Assistenten ist die fonio GmbH, Neustiftgasse 73-75/3/7, 1070 Wien, Österreich. Mit ihr haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen. Die Server stehen in der EU. Für Spracherkennung, Sprachausgabe und Sprachverarbeitung setzt fonio weitere Dienstleister ein. Dabei können Daten auch in die USA übertragen werden. Das ist über das EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO) oder EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) abgesichert. Ihre Angaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Eine Tonaufnahme des Gesprächs wird nicht gespeichert.

Die Zusammenfassung behandeln wir wie eine Rückrufanfrage: Gehört sie zu einer Anfrage, speichern wir sie in unserer Interessentenverwaltung (siehe Punkt 5, Rückrufanfrage). Sonst bewahren wir sie nach der Erledigung Ihres Anliegens noch sechs Monate auf, damit wir nachvollziehen können, was besprochen wurde, und löschen sie dann. Als erledigt gilt ein Anliegen spätestens 30 Tage nach der letzten Nachricht. Über jeden weitergegebenen Anruf werden wir per E-Mail an unser Postfach informiert. Beim Anbieter löschen wir die Gesprächsdaten regelmäßig, spätestens nach 30 Tagen.

KI-Schreibhilfe bei unseren Antworten

Wenn wir Ihnen per E-Mail antworten, kann sich unser Team dabei von einer KI einen Textvorschlag machen lassen. Dafür geht der Text Ihrer Nachricht (per E-Mail oder über ein Formular auf dieser Website) an den Dienst Mistral AI. Vorher kürzen wir die Nachricht automatisch um Grußformel, Unterschrift und ältere Nachrichten und ersetzen Ihren Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Anschriften, Geburtsdaten, Bankverbindungen, längere Nummern und Links durch Platzhalter. Unser Team sieht vor dem Absenden, was an die KI geht, und entfernt Angaben, die für die Antwort nicht nötig sind, vor allem Angaben zu Ihrer Gesundheit. Den Vorschlag liest und bearbeitet immer ein Mensch aus unserem Team, bevor die Antwort an Sie geht. Eine automatisierte Entscheidung findet nicht statt.

Anbieter ist Mistral AI, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung findet grundsätzlich in der EU statt. Setzt Mistral AI im Einzelfall Unterauftragnehmer außerhalb der EU ein, ist das über EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) abgesichert. Ihre Angaben werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Mistral AI speichert die Anfragen bis zu 30 Tage, um Missbrauch zu erkennen, und löscht sie danach. Wir selbst speichern den an die KI gesendeten Text nicht gesondert. Ihre Nachricht und unsere Antwort bewahren wir so auf, wie in diesem Punkt und unter Punkt 5 (Speicherdauer) beschrieben.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Ihre Anfrage schnell und verständlich zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sind Angaben zu Ihrer Gesundheit für die Antwort nötig, verarbeiten wir sie im Rahmen der Gesundheitsversorgung durch Personal, das der Schweigepflicht unterliegt (Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG). Möchten Sie nicht, dass wir für die Antwort eine KI-Schreibhilfe nutzen, schreiben Sie einfach „ohne KI“ in Ihre Nachricht. Dann nutzen wir sie nicht. Sie können der Verarbeitung außerdem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

5. Formulare auf dieser Website

Ihre Eingaben werden verschlüsselt an unseren Server übertragen und von dort per E-Mail an unser Postfach geschickt. Auf der Website selbst speichern wir sie nicht, mit Ausnahme der Rückrufanfrage, der Newsletter-Anmeldung (Punkt 6), der Gutscheinbestellung, einer Kündigung, der Anmeldung zu einem Vortrag und eines Widerrufs (siehe dort).

Rückrufanfrage

Name, Telefonnummer und, wenn Sie möchten, E-Mail-Adresse, Wunschzeit und Themen, zu denen Sie beraten werden möchten. Wir nutzen die Angaben, um Sie zurückzurufen und einen Termin zu vereinbaren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wenn Sie ein gesundheitliches Thema auswählen, zum Beispiel Rückenschmerzen, verarbeiten wir diese Angabe auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie im Formular geben. Sie können sie jederzeit widerrufen.

Fordern Sie den Rückruf auf einer unserer Angebotsseiten an, etwa zu Physiotherapie, Schmerztherapie, Beckenboden oder EMS-Training, übermitteln wir zusätzlich, von welcher Seite die Anfrage kommt, und Ihre Antwort auf die kurze, freiwillige Zusatzfrage dort (zum Beispiel, ob Sie eine ärztliche Verordnung haben). Lässt die Seite einen Rückschluss auf Ihre Gesundheit zu, gilt dafür ebenfalls Ihre Einwilligung aus dem Formular (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).

Ihre Rückrufanfrage speichern wir in unserer Interessentenverwaltung, einem geschützten Bereich auf unserem Server, auf den nur wir und unser Team mit Passwort zugreifen. Dort vermerken wir, wann wir Sie erreicht haben, vereinbarte Termine und ob Sie ein Angebot von uns nutzen. Das dient der Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dasselbe gilt, wenn Sie uns im Studio, am Telefon, per E-Mail, per WhatsApp oder auf einer Veranstaltung um Informationen, einen Termin oder unsere Preisliste bitten. Melden wir uns danach noch einmal bei Ihnen, etwa um nachzufragen, ob Sie Fragen haben, tun wir das nur, wenn Sie damit einverstanden sind (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Zwölf Monate nach dem letzten Kontakt anonymisieren wir den Eintrag: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Notizen werden gelöscht, übrig bleiben nur Angaben ohne Personenbezug für unsere Statistik.

Am Tag vor einem vereinbarten Termin erinnern wir Sie daran, per E-Mail oder, wenn Sie zugestimmt haben, per WhatsApp. Mit dem freiwilligen Häkchen „auch per WhatsApp kontaktieren“ im Formular erlauben Sie uns, Sie zu Ihrer Anfrage und zu Terminen per WhatsApp anzuschreiben (siehe Punkt 8).

Gutscheinbestellung

Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Rechnungsadresse, auf Wunsch Ihre Telefonnummer, der gewählte Gutschein, die Anzahl und, wenn Sie möchten, die Namen, die auf dem Gutschein stehen sollen. Bestellen Sie den gedruckten Gutschein per Post, zusätzlich Name und Anschrift des Empfängers. Wir nutzen die Angaben, um Ihre Bestellung abzuwickeln: für die Bestellbestätigung, die Zuordnung Ihrer Zahlung und den Versand des Gutscheins per E-Mail oder per Post (dafür erhält die Deutsche Post die Anschrift auf dem Umschlag). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Bestellung, die Rechnung und den Gutschein speichern wir in einem geschützten Bereich auf unserem Server, auf den nur wir mit Passwort zugreifen. Dort vermerken wir auch Zahlungseingang, Versand, Einlösung und gegebenenfalls ein Storno. Bestellung, Rechnung und Zahlung bewahren wir so lange auf, wie es Handels- und Steuerrecht verlangen, in der Regel bis zu zehn Jahre (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 147 AO und § 257 HGB).

Gutschein prüfen

Auf der Seite „Gutschein prüfen“ geben Sie die Gutschein-Nummer und den Prüfcode ein. Wir gleichen beides mit unseren Bestellungen ab und zeigen nur an, ob der Gutschein gültig, freigeschaltet oder eingelöst ist, nie Namen oder Beträge. Gespeichert wird dabei nichts, außer bei falschen Eingaben kurzzeitig eine Prüfsumme Ihrer IP-Adresse (siehe „Schutz vor Spam“).

Widerruf eines Vertrags

Name, E-Mail-Adresse und Ihre Angaben zum Vertrag. Wir nutzen sie, um den Widerruf zu bearbeiten, ihn der Bestellung zuzuordnen und Ihnen den Eingang mit Datum und Uhrzeit zu bestätigen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO in Verbindung mit § 356a BGB). Den Eingang speichern wir, um ihn nachweisen zu können, so lange wie die zugehörige Bestellung.

Anmeldung zu einem Vortrag

Name, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Telefonnummer, die Zahl der Personen und ob Sie bei uns trainieren. Wir nutzen die Angaben, um Ihren Platz zu reservieren, Ihnen eine Bestätigung mit Kalendereintrag und am Tag vor dem Vortrag eine Erinnerung zu schicken und die Teilnehmerliste zu führen. Über den Link in der Bestätigung können Sie jederzeit absagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Anmeldung speichern wir in einem geschützten Bereich auf unserem Server. Name und Kontaktdaten löschen wir 30 Tage nach dem Vortrag, danach bleibt nur die Zahl der Teilnehmenden ohne Namen.

Kreuzen Sie an, dass wir Sie nach dem Vortrag für eine kostenlose Erstberatung anrufen dürfen, speichern wir Ihre Angaben zusätzlich in unserer Interessentenverwaltung wie bei einer Rückrufanfrage (siehe oben). Dieses Häkchen ist freiwillig, ohne es rufen wir Sie nicht an.

Bewerbung

Name, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Telefonnummer, die gewählte Stelle und Ihre Nachricht. Die Bewerbung geht per E-Mail an unser Postfach, auf der Website speichern wir sie nicht. Sie erhalten eine Eingangsbestätigung, auf die Sie Unterlagen wie Lebenslauf und Zeugnisse schicken können. Wir nutzen die Angaben nur für das Bewerbungsverfahren (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 BDSG). Kommt es nicht zu einer Einstellung, löschen wir Ihre Unterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, außer Sie erlauben uns, sie länger aufzubewahren.

Preisliste

Ihre E-Mail-Adresse. Wir schicken Ihnen die Preisliste einmalig. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Für Werbung nutzen wir die Adresse nur, wenn Sie im Formular zusätzlich das Häkchen für unseren Newsletter setzen. Dann gilt Punkt 6, und Sie bekommen zuerst eine E-Mail, mit der Sie die Anmeldung bestätigen.

Infoblatt zu einem Programm

Auf unserer Startseite können Sie sich zu den Programmen Wirbelsäule, Stoffwechsel und Beckenboden sowie zum Abnehmprogramm, zur Kryolipolyse, zur GLP-1-Beratung und zur Schmerztherapie ein Infoblatt per E-Mail schicken lassen. Dafür brauchen wir Ihren Vornamen und Ihre E-Mail-Adresse. Wir schicken Ihnen das Infoblatt einmalig und geben unserem Team Bescheid, welches Infoblatt an wen ging. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne Häkchen nutzen wir Ihre Adresse nicht für Werbung und nehmen Sie nicht in unsere Interessentenverwaltung auf.

Setzen Sie das freiwillige Häkchen „Ja, TheraFit darf mir gelegentlich Tipps und Angebote per E-Mail senden“, speichern wir Vorname, E-Mail-Adresse, das gewählte Programm, den Zeitpunkt und den Wortlaut Ihrer Einwilligung in unserer Interessentenverwaltung (siehe Rückrufanfrage) und schicken Ihnen zwei Tage später eine kurze E-Mail, ob Ihr Infoblatt angekommen ist und Sie noch Fragen haben. Außerdem melden wir Sie für unseren Newsletter „Neuigkeiten aus dem Studio“ an: Dafür bekommen Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, erst danach sind Sie angemeldet (siehe Punkt 6). Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit widerrufen: die Nachfrage über den Link „Nicht kontaktieren“ in der E-Mail mit dem Infoblatt oder mit einer kurzen Antwort, den Newsletter über den Abmeldelink in jeder Ausgabe. Lässt das gewählte Thema einen Rückschluss auf Ihre Gesundheit zu, etwa beim Beckenboden, bei der Schmerztherapie oder der GLP-1-Beratung, gilt dafür Ihre Einwilligung, die Sie mit dem Absenden geben (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Den Eintrag anonymisieren wir wie bei der Rückrufanfrage zwölf Monate nach dem letzten Kontakt.

Ruhezeit und Kündigung

Name, E-Mail-Adresse, auf Wunsch Telefonnummer, Mitgliedsnummer und Geburtsdatum sowie die Angaben zu Ihrem Antrag oder Ihrer Kündigung. Wir nutzen sie, um Ihren Vertrag zuzuordnen, den Antrag oder die Kündigung zu bearbeiten und Ihnen den Eingang zu bestätigen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Eingangsbestätigung der Kündigung zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit § 312k BGB.

Wenn Sie bei einer außerordentlichen Kündigung Nachweise hochladen, etwa ein ärztliches Attest, können darin Gesundheitsdaten enthalten sein. Diese verarbeiten wir nur, um Ihre Kündigung zu prüfen (Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO).

Nach dem Absenden einer Kündigung können Sie uns freiwillig sagen, warum Sie gehen, und sich eine Pause oder ein Gespräch wünschen. Diese Angaben nutzen wir, um uns wie gewünscht bei Ihnen zu melden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser Angebot zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wählen Sie dabei „Krankheit oder Schmerzen“, ist das eine Angabe zu Ihrer Gesundheit. Diese verarbeiten wir nur mit Ihrer Einwilligung, die Sie mit dem Absenden geben (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit widerrufen.

Kündigungen speichern wir zusätzlich in unserem internen Bereich: Name, Kontaktdaten, Mitgliedsnummer, Datum der Kündigung, Vertragsende und, falls Sie ihn uns nennen, den Grund. So können wir die Kündigung bearbeiten und auswerten, wie sich unsere Mitgliederzahlen entwickeln (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO). Name und Kontaktdaten löschen wir spätestens 37 Monate nach dem Vertragsende. Adressen, an die wir keine Werbung schicken, bewahren wir nur als verschlüsselte Prüfsumme auf, damit wir sie auch später nicht anschreiben (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Gelegentliche Mails nach einer Kündigung

Nach dem Absenden einer Kündigung können Sie freiwillig ankreuzen, dass wir Ihnen ab und zu Angebote und Trainingstipps schicken dürfen. Auch hier gilt das Double-Opt-in-Verfahren: Wir schreiben Ihnen erst, wenn Sie den Link in unserer Bestätigungsmail angeklickt und bestätigt haben. Wir melden uns höchstens alle drei Monate, insgesamt höchstens achtmal und längstens drei Jahre nach Ihrem Vertragsende. Die Mails verschickt unser eigener Webserver bei ALL-INKL.COM, ohne Tracking-Pixel und ohne Klickzählung. Wir speichern dafür Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Vertragsende, welche Mails Sie bekommen haben sowie Datum, Uhrzeit und IP-Adresse von Einwilligung und Bestätigung als Nachweis. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können sie jederzeit widerrufen, über den Link in jeder Mail oder mit einer kurzen Nachricht an uns. Welche Mails Sie bekommen, hängt nicht vom Grund Ihrer Kündigung ab. Wenn Sie über den Knopf in einer Mail mitteilen, dass Sie zurückkommen möchten, legen wir Ihre Anfrage wie eine Rückrufanfrage in unserer Interessentenverwaltung an. Nach der letzten Mail, spätestens 37 Monate nach dem Vertragsende, löschen wir Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten.

Herkunft einer Anfrage

Manche Links zu unserer Website, etwa in unseren Anzeigen auf Instagram, Facebook und Google, in unseren Newslettern, in unserem Google-Unternehmensprofil oder auf Flyern, enthalten eine Kennzeichnung, zum Beispiel „?quelle=flyer“. Wenn Sie danach einen Rückruf anfordern, sich zu einem Vortrag anmelden oder sich die Preisliste schicken lassen, übermitteln wir diese Kennzeichnung (bei Google-Anzeigen auch den Suchbegriff, zu dem die Anzeige erschien) zusammen mit Ihrer Anfrage, dazu die Seite, auf der Sie bei uns angekommen sind, und den Namen der Website, über die Sie gekommen sind (nur den Namen, zum Beispiel instagram.com, keine vollständige Adresse). So sehen wir, über welche Aktion Sie zu uns gefunden haben. Auf Ihrem Gerät wird dafür nichts gespeichert, und wir verknüpfen die Kennzeichnung mit keinen weiteren Daten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, die Wirkung unserer Werbung zu beurteilen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Kennzeichnung speichern wir zusammen mit Ihrer Anfrage und löschen bzw. anonymisieren sie mit ihr. Außerdem zählen wir jede abgeschickte Anfrage ohne Namen und Kontaktdaten: nur die Art der Anfrage, die Angebotsseite und die Kennzeichnung (zum Beispiel Kanal, Kampagne, Anzeige und verweisende Website). Diese Zählung lässt keinen Rückschluss auf Sie zu.

Schutz vor Spam

Damit uns keine automatisierten Anfragen erreichen, enthalten die Formulare ein für Menschen unsichtbares Feld und messen, wie schnell ein Formular abgeschickt wird. Außerdem speichern wir für höchstens zehn Minuten eine verschlüsselte Prüfsumme Ihrer IP-Adresse, um zu viele Anfragen in kurzer Zeit zu verhindern. Bei der Gutscheinprüfung speichern wir die Prüfsumme nach einer falschen Eingabe für höchstens eine Stunde, damit niemand Gutschein-Nummern durchprobieren kann. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Speicherdauer

E-Mails zu Anfragen löschen wir, wenn sie erledigt sind. Nachrichten, die zu keiner Anfrage gehören, zum Beispiel eine Terminverschiebung oder eine kurze Frage, bewahren wir nach der Erledigung zusammen mit unserer Antwort noch sechs Monate in unserem internen Bereich auf, damit wir nachvollziehen können, was besprochen wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Danach löschen wir sie. Als erledigt gelten sie spätestens 30 Tage nach der letzten Nachricht. Einträge in unserer Interessentenverwaltung anonymisieren wir zwölf Monate nach dem letzten Kontakt. Bei Kündigungen löschen wir Name und Kontaktdaten in unserem internen Bereich spätestens 37 Monate nach dem Vertragsende. Unterlagen zu Verträgen, etwa Kündigungen, bewahren wir so lange auf, wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten verlangen, in der Regel sechs oder zehn Jahre.

Datensicherung

Damit keine Daten verloren gehen, legen wir jeden Tag eine Sicherungskopie der Website mit den hier beschriebenen Daten in einem gesperrten Bereich auf unserem Server beim Hoster ab und schicken eine verschlüsselte Kopie der Daten an ein eigenes E-Mail-Postfach. Die Sicherungskopien löschen wir nach spätestens zwölf Wochen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb und unsere Pflicht, Daten vor Verlust zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. f und Art. 32 DSGVO).

6. Newsletter

Für unsere Newsletter („Neuigkeiten aus dem Studio“ mit Neuigkeiten und Angeboten von TheraFit sowie „Rückentipps“) nutzen wir das Double-Opt-in-Verfahren: Nach der Anmeldung bekommen Sie eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie darauf klicken, sind Sie angemeldet. Anmelden können Sie sich über die Newsletter-Felder auf der Startseite, mit dem Häkchen im Formular für die Preisliste oder auf der Seite /ratgeber/: Dort bekommen Sie unseren kostenlosen Ratgeber „Triggerpunkte & Faszien“ zusammen mit dem Newsletter „Neuigkeiten aus dem Studio“. Nach der Bestätigung können Sie den Ratgeber herunterladen, den Link schicken wir Ihnen zusätzlich per E-Mail.

Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse, den gewählten Newsletter sowie Datum, Uhrzeit und IP-Adresse von Anmeldung und Bestätigung. So können wir nachweisen, dass Sie eingewilligt haben. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Sie können sich jederzeit abmelden, über den Link in jeder E-Mail oder mit einer kurzen Nachricht an uns. Danach verwenden wir Ihre Adresse nicht mehr für den Newsletter. Den Nachweis Ihrer früheren Einwilligung bewahren wir bis zu drei Jahre auf, um uns gegen Ansprüche verteidigen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Versand über rapidmail

Für den Versand nutzen wir rapidmail, einen Dienst der Positive Group Deutschland GmbH, Ingeborg-Krummer-Schroth-Straße 18a, 79106 Freiburg im Breisgau. Ihre Anmeldedaten werden an rapidmail übermittelt und auf Servern von rapidmail in Deutschland gespeichert. rapidmail verschickt in unserem Auftrag die Bestätigungsmail und die Newsletter. Beim Ratgeber verschicken wir die Bestätigungsmail selbst über unseren Webserver und übertragen Ihre Adresse erst nach Ihrer Bestätigung an rapidmail. Mit rapidmail haben wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

Unsere Newsletter enthalten ein kleines, unsichtbares Bild (Tracking-Pixel), das sich beim Öffnen der E-Mail mit den Servern von rapidmail verbindet. Außerdem können Links in der E-Mail so eingestellt sein, dass Klicks gezählt werden. So sehen wir, ob ein Newsletter geöffnet und welche Links angeklickt wurden, und können die Inhalte verbessern. Das ist Teil Ihrer Einwilligung und endet mit der Abmeldung.

Ist rapidmail einmal nicht erreichbar, nimmt unser eigener Server bei ALL-INKL.COM die Anmeldung an, verschickt die Bestätigungsmail selbst und speichert die Angaben dort.

Rückentipps als Serie

Nach Ihrer Anmeldung zu den Rückentipps bekommen Sie zehn Übungen, eine pro Woche. Diese Serienmails verschickt unser eigener Webserver bei ALL-INKL.COM an Ihre bei rapidmail bestätigte Adresse. Dafür ruft unser Server die bestätigten Adressen der Liste „Rückentipps“ bei rapidmail ab und speichert Ihre E-Mail-Adresse, die Kennung bei rapidmail, den Starttag und welche Tipps Sie schon bekommen haben. Die Serienmails enthalten kein Tracking-Pixel. Links auf unsere Website tragen eine Kennzeichnung (zum Beispiel rueckentipp-serie-3), damit wir sehen, welcher Tipp zu einer Anfrage geführt hat. Über den Link in jeder Serienmail können Sie sich jederzeit abmelden. Dann endet der Versand, wir nehmen Ihre Adresse bei rapidmail aus der Liste und löschen sie auf unserem Server. Gespeichert bleibt nur, dass die Kennung abgemeldet ist.

Hinweise nach dem Ratgeber

Wenn Sie den Ratgeber angefordert und Ihre Anmeldung bestätigt haben, schicken wir Ihnen etwa eine Woche später einmal eine kurze E-Mail mit Hinweisen zur Anwendung und dem Angebot einer kostenlosen Erstberatung. Sie gehört zum Newsletter, für den Sie sich angemeldet haben. Diese E-Mail verschickt unser eigener Webserver bei ALL-INKL.COM. Vorher prüft er bei rapidmail, ob Sie noch angemeldet sind, und vermerkt danach den Versand bei Ihrer Anmeldung. Die E-Mail enthält kein Tracking-Pixel. Links auf unsere Website tragen die Kennzeichnung ratgeber-willkommen. Über den Link in der E-Mail können Sie sich jederzeit abmelden, auch bei rapidmail.

TheraFit Wissen

Wer unsere Neuigkeiten abonniert hat, bekommt zusätzlich einmal im Monat eine Folge unserer Reihe „TheraFit Wissen“: zwölf Folgen mit Hintergrundwissen zu Rücken, Training und Gesundheit, jeweils etwa zwei Wochen nach den Neuigkeiten. Diese E-Mails verschickt unser eigener Webserver bei ALL-INKL.COM an Ihre bei rapidmail bestätigte Adresse. Dafür ruft unser Server die bestätigten Adressen der Liste „Neuigkeiten“ bei rapidmail ab und speichert Ihre E-Mail-Adresse, die Kennung bei rapidmail und welche Folgen Sie schon bekommen haben. Die E-Mails enthalten kein Tracking-Pixel. Links auf unsere Website tragen eine Kennzeichnung (zum Beispiel wissen-3). Über den Link in jeder Folge können Sie nur „TheraFit Wissen“ abbestellen. Bestellen Sie die Neuigkeiten ab, endet auch „TheraFit Wissen“, und wir speichern Ihre Adresse dafür nicht weiter.

7. Meta-Pixel (nur mit Ihrer Einwilligung)

Auf einigen Seiten, etwa der Startseite und den Seiten zu Mitgliedschaft, EMS-Training, Erstberatung und Gutscheinen, setzen wir den Meta-Pixel ein, ein Werkzeug der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland („Meta“), zu der Facebook und Instagram gehören. Das geschieht nur, wenn Sie im Hinweisfenster „Akzeptieren“ wählen. Vorher lädt Ihr Browser nichts von Meta, und es werden keine Daten an Meta übertragen.

Mit Ihrer Einwilligung lädt Ihr Browser ein Programm von Meta und setzt ein Cookie („_fbp“, gültig bis zu 90 Tage). Übertragen werden dabei insbesondere Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, die aufgerufene Seite und, wenn Sie einen Rückruf anfordern oder einen Gutschein bestellen, dass dies geschehen ist (beim Gutschein mit dem Betrag). Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und Ihre Angaben im Formular übertragen wir nicht. Meta kann diese Informationen Ihrem Facebook- oder Instagram-Konto zuordnen, wenn Sie dort angemeldet sind. Wir nutzen den Pixel, um zu sehen, wie unsere Anzeigen wirken, und um Menschen, die unsere Website besucht haben, auf Facebook und Instagram Hinweise auf TheraFit zu zeigen.

Auf Seiten zu Gesundheitsthemen setzen wir den Pixel nicht ein, auch nicht mit Ihrer Einwilligung. Das betrifft unter anderem die Seiten zu Physiotherapie, Schulter, Knie-Reha, Schmerztherapie, Beckenboden, Abnehmen, GLP-1-Beratung, Kryolipolyse und 3D-Scan sowie den Ratgeber.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (§ 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Für das Erheben der Daten auf unserer Website und ihre Übermittlung an Meta sind wir und Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Die Vereinbarung dazu finden Sie unter facebook.com/legal/controller_addendum. Für die weitere Verarbeitung ist Meta allein verantwortlich. Mehr dazu, auch zu Ihren Rechten gegenüber Meta, lesen Sie unter facebook.com/privacy/policy. Meta überträgt Daten auch in die USA. Die Meta Platforms, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat (Art. 45 DSGVO).

Ihre Wahl speichern wir nur in Ihrem Browser (lokaler Speicher, Eintrag „tf_einwilligung“), damit das Hinweisfenster nicht bei jedem Besuch erscheint. Das ist dafür technisch nötig (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Nach zwölf Monaten fragen wir erneut. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Link „Cookie-Einstellungen“ unten auf jeder Seite.

8. WhatsApp

Sie können uns unter unserer Studionummer auch per WhatsApp schreiben. Außerdem schreiben wir Ihnen per WhatsApp, wenn Sie das erlaubt haben: zum Beispiel, wenn wir Sie telefonisch nicht erreichen, und als Erinnerung an einen vereinbarten Termin. Dafür nutzen wir die WhatsApp Business Plattform (Cloud API) der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, einem Unternehmen von Meta.

Verarbeitet werden Ihre Telefonnummer, Ihr WhatsApp-Profilname, der Inhalt der Nachrichten, Datum und Uhrzeit sowie, ob eine Nachricht von uns zugestellt und gelesen wurde. Die Nachrichten laufen über Server von Meta. Meta verarbeitet sie dabei in unserem Auftrag, um sie zuzustellen, und speichert sie dafür nur vorübergehend. Dafür gelten die Datenverarbeitungsbedingungen von WhatsApp für Unternehmen (Art. 28 DSGVO). Dabei können Daten auch in die USA übertragen werden. Die Meta Platforms, Inc. ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert, für das die EU-Kommission einen Angemessenheitsbeschluss erlassen hat (Art. 45 DSGVO). Für die WhatsApp-App auf Ihrem eigenen Gerät gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp.

Schreiben Sie uns, nutzen wir Ihre Nachricht, um Ihr Anliegen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sonst unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Auf eine Nachricht antwortet unser System einmal automatisch, dass wir uns so bald wie möglich melden. Von uns aus schreiben wir Ihnen per WhatsApp nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie im Formular, am Telefon oder vor Ort geben. Sie können sie jederzeit widerrufen: Schreiben Sie uns einfach „STOPP“ per WhatsApp oder sagen Sie uns Bescheid. Unsere Nachrichten enthalten nur Angaben zu Ihrer Anfrage und zu Terminen wie Datum und Uhrzeit, nie Angaben zu Beschwerden oder Behandlungen.

Bitte schicken Sie uns über WhatsApp keine Befunde oder anderen Gesundheitsunterlagen. Bilder, Sprachnachrichten und Dateien laden wir nicht herunter. Gesundheitliche Fragen besprechen wir lieber am Telefon oder vor Ort.

Nachrichten zu einer Anfrage speichern wir in unserer Interessentenverwaltung (siehe Punkt 5, Rückrufanfrage) und anonymisieren sie mit ihr zwölf Monate nach dem letzten Kontakt. Nachrichten, die zu keiner Anfrage gehören, bewahren wir nach der Erledigung noch sechs Monate auf, damit wir nachvollziehen können, was besprochen wurde, und löschen sie dann. Als erledigt gelten sie spätestens 30 Tage nach der letzten Nachricht. Über jede neue Nachricht informiert uns unser System per E-Mail an unser Postfach.

9. Links zu anderen Websites

Unsere Website enthält einfache Links, zum Beispiel zu Google Maps, zu unseren Google-Bewertungen, zu Instagram, Facebook und WhatsApp. Beim Aufruf unserer Seite werden dabei keine Daten an diese Anbieter übertragen. Erst wenn Sie einen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website. Dann gilt die Datenschutzerklärung des jeweiligen Anbieters.

10. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Eine Einwilligung können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht: Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Für all das genügt eine formlose Nachricht an info@therafit-backnang.de.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 35, 70191 Stuttgart, www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de.

11. Pflicht zur Angabe von Daten

Sie sind nicht verpflichtet, uns Daten zu geben. Ohne die als Pflicht markierten Angaben können wir ein Formular aber nicht bearbeiten. Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen und erstellen selbst keine Profile. Wie Meta die Daten des Meta-Pixels nutzt, steht in Punkt 7.

Stand: Oktober 2026